místo pro obsah
textový blok zarovnaný na střed

Prohlášení o zpracování osobních údajů

Datum účinnosti: 25. května 2018
 
Čí osobní údaje zpracováváme?

Pokud jste náš zákazník, obchodní partner, dodavatel nebo jejich pověřený zaměstnanec, který s námi byl již ve styku, je pravděpodobné, že Vaše osobní údaje v naší databázi zpracováváme.


Jaké osobní údaje o Vás zpracováváme?

Snažíme se zpracovávat co nejméně osobních údajů, ale úplně se tomu nevyhneme. Pokud jste naším zákazníkem, zpracováváme zejména osobní údaje, které potřebujeme pro splnění uzavřené smlouvy, tedy identifikační údaje jako je například Vaše jméno, příjmení, adresa sídla či provozovny, případně adresa trvalého pobytu, datum narození a kontaktní údaje, jako je telefonní číslo a e-mailová adresa, ale i platební údaje potřebné pro vypořádání vzájemných závazků. Dále také můžeme jako poskytovatel služeb informační společnosti zpracovávat provozní a lokalizační údaje, a to nejméně po dobu šesti měsíců, jak vyžaduje zákon. V případě, že voláte na náš helpdesk, jsou tyto hovory za účelem plnění smlouvy a ochrany našich oprávněných zájmů nahrávány.

Pokud jste naším obchodním partnerem, zpracováváme zejména identifikační osobní údaje, jako je jméno, příjmení, adresa Vašeho sídla, případně sídla Vaší společnosti a kontaktní údaje jako je e-mailová adresa a telefonní číslo, případně IČO nebo DIČ. Může se jednat o osobní údaje přímo Vás, pokud jste fyzická osoba podnikající, nebo zástupců, případně kontaktních osob, Vaší společnosti.

Pokud jste uchazečem o zaměstnání v naší společnosti, zpracováváme osobní údaje, které jste nám poskytl v průběhu přijímacího řízení nebo prostřednictvím zaslaného životopisu po dobu výběrového řízení na danou pozici.

Pokud jste návštěvníkem webových stránek společnosti, zpracováváme osobní údaje týkající se Vašeho chování na našich stránkách a případně další online identifikátory, jako je IP adresa nebo Cookies. Cookies nám pomáhají s některými funkcionalitami našeho webu a aplikace Geetoo Space. Cookies nám radí i při vývoji Geetoo Space, zejména při postupném vylepšování uživatelského rozhraní. Podle výkladu ÚOOÚ je nativní nastavení webového prohlížeče považováno jako souhlas s používáním Cookies, tudíž je skrze takové nastavení možno souhlas odvolat. Při nativním blokování Cookies je však možné, že některé funkcionality webu nebo Geetoo Space nebudou dostupné.

Jak dlouho budeme Vaše osobní údaje uchovávat?

V případě, že s námi uzavíráte nějakou smlouvu, objednáváte si u nás služby, je třeba uchovávat Vaše osobní údaje nejen po dobu trvání této smlouvy, ale také po tom, co Vám dodáme objednané služby. Může tomu tak být z důvodu odstoupení od smlouvy, reklamace, uplatňování náhrady škody, proto Vaše osobní údaje uchováváme po dobu 10 let od uzavření smlouvy. Nemůžeme tedy Vaše osobní údaje smazat hned po dodání zboží či služeb.

Podle příslušných právních předpisů jsme také povinni uchovávat např. daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo, a to včetně Vašich osobních údajů na nich uvedených.

Osobní údaje uchováváme vždy po dobu nezbytnou a přiměřenou k danému účelu, tedy důvodu, proč Vaše osobní údaje zpracováváme. Touto dobou tedy může být trvání smluvního závazku, doba nezbytně nutná k ochraně našich práv či trvání oprávněných zájmů, doba určená právním předpisem, doba nezbytná k určení, výkonu nebo obhajobě našich právních nároků a dále doba, po kterou jste nám udělili případný souhlas ke zpracování.

V případě, že Vaše osobní údaje budeme potřebovat kvůli ochraně našich právních zájmů nebo naopak k plnění povinností, jsme oprávněni zpracovávat Vaše osobní údaje i po delší dobu, takové situace však nejsou pravidlem. Děláme však maximum pro to, aby zpracovávané osobní údaje byly ve vztahu k subjektům neustále aktuální a správné.

Mohou být Vaše osobní údaje zneužity?

Přijali jsme množství organizačních a technických opatření, které eliminují riziko zneužití nebo úniku Vašich osobních údajů. K osobním údajům má přístup pouze omezený a předem určený počet osob, naše IT systémy jsou chráněny antivirovým software a nacházejí se ve fyzicky zabezpečených objektech. Kdo konkrétně má ale k takto zpracovávaným osobním údajům přístup? Při nastavování potřebných procesů jsme se řídili selským rozumem a snažíme se, aby byl koloběh jak samotných osobních údajů, tak původních dokumentů co nejmenší. Pokud s námi např. uzavíráte formulářovou smlouvu o cloudových službách, dostanou se Vaše osobní údaje od obchodního oddělení k oddělení technickému a následně přes operativu k externí účetní společnosti. V případě, že je nutné vzhledem k povaze poskytovaných služeb nutné smlouvu upravit či řešit případný vzniklý spor, mohou se zpracovávané osobní údaje dostat i k oddělení právnímu.

Opět je ale nutné zdůraznit, že se jedná pouze o osobní údaje nezbytně nutné k provozování našich služeb a i tak se snažíme co nejvíce údajů pseudonymizovat. V naší evidenci tak vedeme obchodní smlouvy a jednotlivé obchodní případy pod čísly smluv a rozhodně ne např. podle rodných čísel kontaktních osob nebo jednatelů, jak bývá v některých organizacích bohužel stále zvykem.

S našimi zaměstnanci a externími dodavateli máme uzavřené dohody o mlčenlivosti a máme smluvně nastavené záruky týkající se zpracování osobních údajů. K úniku nebo zneužití Vašich osobních údajů by tedy nemělo docházet.

Jsou Vaše osobní údaje předávány dalším osobám?

K zajištění našich služeb a chodu společnosti využíváme externí dodavatele, tudíž mimo naše obchodní zástupce předáváme některé Vaše osobní údaje související s fakturací také externí účetní společnosti. Pokud podmínky poskytování služeb některého z našich dodavatelů nevyžadují zpracování osobních údajů, což je však vždy předem smluvně ošetřeno, žádná další třetí osoba k nim dále přístup nemá.

Pro některé funkcionality a zlepšení uživatelského rozhraní webových stránek, a aplikace Geetoo Space, využíváme služeb Analytics od společnosti Google. Detailní informace o službě Google Analytics jsou dostupné zde

Pokud jste si v aplikaci Geetoo Space zvolili jako způsob úhrady bezhotovostní platební kartu, jsou platby zpracovávány prostřednictvím platební brány provozované společností PayU S.A., daňové číslo 779-23-08-495, zapsané v rejstříku podnikatelů vedeným Okresním soudem v Poznani – Nowe Miast i Wilda v Poznani, 8. obchodní oddělení Národního soudního rejstříku pod číslem KRS 0000274399. Tato společnost je správcem osobních údajů potřebných pro provoz platební brány, tudíž k údajům o Vaší platební kartě nemáme přístup. Kontaktní údaje provozovatele platební brány jsou Grundwaldzka 182, 60-166 Poznaň, Polsko, případně Antala Staška 2027/77, 140 00 Praha 4. Poskytovatel platební brány je také dostupný e-mailová adrese podpora@payu.cz, případně pomoc@payu.pl

Všichni tito příjemci Vašich osobních údajů jsou však povinni chránit Vaše osobní údaje stejným způsobem jako my, tedy v souladu s platnými právními předpisy. Pokud tito příjemci zpracovávají osobní údaje jako zpracovatelé, máme s nimi uzavřené příslušné smlouvy.

Potřebujeme ke každému zpracování Váš souhlas?

I právní úprava před GDPR umožňovala zpracování osobních údajů na základě jiných právních titulů, než je dobře známý souhlas. Ne vždy je tak zpracování na souhlasu založeno, a proto budeme Váš souhlas vyžadovat pouze tam, kde to bude nezbytné pro to, abychom mohli Vaše osobní údaje zpracovávat. Jedná se například o kontaktování uchazečů o zaměstnání s nabídkou práce ve společnosti nebo zasílání novinek a zajímavých informací. Souhlas můžete kdykoliv bezplatně odvolat na kontaktech uvedených v tomto prohlášení. Zákonnost zpracování osobních údajů před takovým odvoláním však nebude dotčena. Většinu osobních údajů tedy opravdu zpracováváme na základě smlouvy či souvisejících zákonných povinností.

Občas zpracováváme osobní údaje pro účely, pro které není nezbytné nám tyto údaje poskytnout. Pokud však chcete využívat naše služby, Vaše osobní údaje potřebujeme, abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu a služby Vám poskytovat. Bez smlouvy to bohužel nepůjde.

Jaká máte práva v souvislosti se zpracování osobních údajů?

Samozřejmě Vám přísluší veškerá práva, jež Vám přiznávají právní předpisy. Máte možnost nás požádat, abychom Vám sdělili, jaké Vaše údaje zpracováváme, za jakým účelem a k těmto údajům Vám může být umožněn i přístup. Pokud máte podezření, že Vaše osobní údaje zpracováváme jako neúplné či nesprávné, můžete požadovat nápravu. V případě, že máte podezření, že při zpracování Vašich osobních údajů porušujeme právní předpisy, máte možnost se obrátit na naše pověřence pro ochranu osobních údajů, případně podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů.

Kde se dozvím více informací?

Aktuální informace o zpracování Vašich osobních údajů se dozvíte vždy prostřednictvím tohoto prohlášení. Sledujte proto datum účinnosti prohlášení na první stránce. Podrobnější informace týkající se zpracování osobních údajů při poskytování našich služeb a přijatých opatřeních naleznete v našem Bezpečnostním centru.

Pokud byste měli další dotazy týkající se zpracování osobních údajů, ať už v obchodním styku nebo v cloudu, určitě neváhejte kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na e-mailové adrese security@geetoo.com.